Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?
Avant de vous engager dans le parcours parfois semé d’embûches de la certification, commençons par poser les bases. Qualiopi est une certification créée dans le cadre de la loi « Avenir professionnel » de 2018. Elle est désormais obligatoire pour tous les organismes de formation souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés (notamment via les OPCO, la Caisse des Dépôts, Pôle emploi ou encore les Régions).
En d’autres termes, sans Qualiopi, pas d’accès à la manne publique pour financer les formations que vous proposez. Et quand on sait que bon nombre de clients s’appuient justement sur ces aides pour se former, il devient clair qu’obtenir cette certification relève plus de la nécessité que du luxe bureaucratique.
Une montée en qualité… très encadrée
Qualiopi s’appuie sur un référentiel national qualité qui comporte 7 critères et 32 indicateurs. Ces critères couvrent tout le processus de formation, depuis l’information fournie au public jusqu’au suivi post-formation. L’objectif est ambitieux : garantir un haut niveau de qualité des prestations de formation sur tout le territoire.
Dans la pratique, cela signifie que votre structure doit être en mesure de prouver qu’elle met en œuvre des démarches d’amélioration continue, qu’elle adapte ses programmes aux besoins des bénéficiaires et qu’elle mobilise des moyens pédagogiques pertinents. Le tout… facilement traçable.
Et c’est là que l’aide entre en jeu. Car soyons honnêtes : mettre en place une démarche qualité rigoureuse, créer des procédures documentées, former ses équipes et se préparer à l’audit, cela représente un coût – en temps et en argent.
Bénéficier d’une aide pour se faire certifier Qualiopi : c’est possible
Heureusement, les pouvoirs publics (et leurs bras armés financiers) ont bien conscience que ce processus peut être intimidant, voire bloquant, notamment pour les petites structures. C’est pourquoi plusieurs dispositifs ont été mis en place pour accompagner les organismes dans leur démarche de certification.
Tour d’horizon des aides disponibles.
Les aides des OPCO
Les Opérateurs de Compétences (OPCO) sont souvent le premier point de contact pour les dirigeants d’organismes de formation. Certaines branches professionnelles ont effectivement prévu des dispositifs de financement spécifiques pour accompagner la certification Qualiopi.
Par exemple, OPCO EP (entreprises de proximité) propose une aide pouvant aller jusqu’à 1 500 € pour les structures de petite taille. D’autres OPCO proposent des enveloppes allant jusqu’à 80 % du devis de l’accompagnement à la certification.
N’hésitez pas à :
- Contacter votre OPCO pour connaître les aides spécifiques disponibles ;
- Fournir une estimation de vos frais (accompagnement, audit initial, préparation) ;
- Présenter un plan d’action ou un devis d’un cabinet d’accompagnement.
L’accompagnement peut couvrir la mise en œuvre du plan qualité, le diagnostic, la constitution du dossier, voire la préparation de l’audit. Cela dit, attention : toutes les aides ne couvrent pas l’audit en lui-même.
Aide régionale : votre Conseil Régional peut vous soutenir
Dans une logique de soutien aux dispositifs locaux de formation, certaines Régions proposent également des aides spécifiques. Par exemple, la Région Île-de-France ou la Région Grand Est ont mis en place des subventions ponctuelles pour les organismes s’engageant dans la certification Qualiopi.
Attention, ce type de subvention est souvent :
- Sous condition (typologie de l’organisme, localisation, activité principale, etc.) ;
- Limité dans le temps (le guichet peut fermer à tout moment) ;
- Tribuée sur présentation d’un devis ou de facture acquittée.
Un conseil chez Juriclic : ne tardez pas à vous renseigner auprès de votre Conseil Régional, et inscrivez votre demande dans une logique globale de développement structurel (ce qui, en général, plaît aux financeurs publics).
Aide de l’AGEFIPH pour les organismes employant des travailleurs handicapés
Si votre structure emploie ou forme des personnes en situation de handicap, ou si vous êtes un entrepreneur handicapé vous-même, l’AGEFIPH peut se révéler être un allié précieux. Des aides peuvent être mobilisées pour le financement partiel de la certification Qualiopi. Encore faut-il le savoir… et le demander.
Subvention exceptionnelle de la DREETS (ex-DIRECCTE)
Vous ne l’aviez peut-être pas envisagé, mais votre DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) peut aussi – et parfois – proposer des appels à projet pour soutenir la mise en conformité des organismes de formation avec la réforme sur la qualité.
Ces subventions sont certes moins fréquentes, mais elles existent. Et lorsqu’elles sont publiées, elles financent souvent :
- Des actions collectives de préparation à l’audit Qualiopi ;
- Des interventions de cabinets spécialisés pour accompagner plusieurs petites structures à coût réduit ;
- Des dépenses éligibles à travers des fonds exceptionnels (dans des contextes précis pensés par exemple en sortie de crise sanitaire).
Un bon réflexe : abonnez-vous à la newsletter de votre DREETS ou jetez un œil régulier aux appels à projets publiés sur leur site.
Le Compte personnel de formation… pas pour Qualiopi
Petite précision utile, glissée ici avec malice pour éviter une déception : le CPF (Compte Personnel de Formation) ne peut pas financer la certification Qualiopi pour un organisme. Il est réservé aux formations éligibles pour les personnes physiques. Même si l’on connaît l’astuce de l’auto-inscription et du détournement créatif, on vous déconseille fortement cette acrobatie juridique qui pourrait vous coûter cher, à plus d’un titre.
Et si vous faisiez appel à un cabinet d’accompagnement ?
Postuler à une subvention, préparer son plan qualité, répondre à 32 indicateurs… cela demande du temps et des compétences pointues. De nombreux organismes choisissent donc de se faire accompagner par des cabinets spécialisés.
Cette aide professionnelle peut être elle-même financée en partie par les subventions évoquées ci-dessus. Un bon cabinet vous apportera :
- Un diagnostic initial et un plan d’action adapté à votre structure ;
- Des modèles documentaires (plans de formation, évaluations, veille pédagogique, etc.) ;
- Des simulations d’audit pour vous préparer au jour J ;
- Un soutien dans la réponse aux exigences spécifiques de chaque indicateur.
Mais choisissez bien ! Parmi la jungle des consultants, tous ne présentent pas le même niveau d’expertise ou de transparence tarifaire. Privilégiez ceux qui publient leurs indicateurs de réussite ou sont recommandés par les réseaux d’organismes de formation.
Quelques conseils pratiques avant de vous lancer
On ne va pas se mentir, la route vers Qualiopi est exigeante. Mais elle est loin d’être insurmontable, surtout si vous jouez bien vos cartes. Voici quelques conseils d’ami :
- Commencez par un auto-diagnostic à partir du référentiel Qualiopi publié par le Ministère du Travail ;
- Planifiez votre passage à l’audit avec antériorité (les délais pour obtenir un créneau peuvent être longs) ;
- Mettez en place une veille documentaire et réglementaire pour rester à jour ;
- Implication collective : Qualiopi, c’est l’affaire de toute l’équipe, pas seulement du dirigeant ;
- Enfin, recoupez toujours les informations avant de signer avec un cabinet ou un auditeur ; certains intermédiaires peu scrupuleux sévissent encore dans le milieu.
Et puis, gardez à l’esprit que se faire certifier Qualiopi, ce n’est pas seulement « cocher une case ». C’est aussi l’occasion de professionnaliser durablement son activité, d’améliorer son image de marque auprès des clients… et d’entrer dans la cour des grands.
Alors, prêt à sauter le pas ? Les aides sont là. Encore faut-il les activer.
